情報共有Webアプリケーション Flower

オンプレミス型運用とは、企業や組織が自社の建物や施設内にサーバーやシステムを設置し、そこでアプリケーションやデータを管理・運用する方法です。クラウドサービスのように外部のサーバーを使うのではなく、すべてを自社内で完結させるのが特徴です。

クラウド型運用と比較すると、相対的にメリットとデメリットが存在します。

◆　セキュリティに強い

クラウド型運用においての最大のリスク（デメリット）は、セキュリティホールを突いた外部からの攻撃や、サーバーおよびセキュリティ機器の設定不備による情報漏えいリスクがあることです。

顧客情報など機密性の高い情報をクラウドで管理することは大きなリスクとなりますが、オンプレミス型運用では自社内のネットワークで管理するため、外部からのアクセス経路が限定され、セキュリティリスクを大幅に軽減します。したがいまして、機密性の高い重要な情報の管理に向いていると言えます。

◆　サーバーリソースを自由に設定できる

サーバーのCPUやメモリ、ストレージ容量などを業務に合わせて柔軟に構成でき、専有環境として安定したパフォーマンスを確保できます。

◆　導入と運用にコストがかかる

サーバーの導入やインストール、ネットワーク設定など、初期導入のコストが高くなります。また、定期的なセキュリティアップデートやバックアップ管理など、運用面でも継続的な負担が発生します。

◆　外部公開には追加の対応が必要

サーバーが社内ネットワークに閉じている場合、B2B(Business to Business)やB2C(Business to Consumer)などインターネット上でのサービス提供には不向きです。外部公開には、公開設定やセキュリティ対策を別途行う必要があります。

Flowerは、名刺管理やドキュメント管理において、プライベート情報や機密性の高いファイル情報を扱うため、セキュリティに強いオンプレミス型運用に向いています。

導入や運用コストはかかりますが、杉村ウェブクラフトが契約においてサポートしますのでご安心ください。

Flowerでは、各アプリケーション共通で、公開範囲を選択できます。公開範囲は「個人・グループ・全公開」の３種類です。

公開範囲を適切に設定することで、情報の共有を必要な範囲に限定し、業務の効率化と情報漏えいの防止につなげることができます。

◆　個人

公開範囲を自分自身に限定します。管理者も閲覧することはできません。プライベートな情報の管理や個人的なバックアップ用途に便利です。

◆　グループ

公開範囲を特定のグループに限定します。所属部署やプロジェクト単位など、特定のグループ内で情報を共有したい場合に便利です。

◆　全公開

Flowerを利用するすべてのユーザーが閲覧できる状態となります。トップメッセージや社内広報など公共性が高い情報に適します。

公開の範囲にグループを指定すると、上図のように特定のグループを選択できます。（複数のグループを指定できます。）

グループはグループの管理画面で定義することができ、そこに所属するメンバーも任意に設定できます。ただし、管理者権限を持つユーザーのみ操作ができます。

Flowerでは、ドキュメント管理アプリケーションにおいて、「いつ」「だれが」「どのファイルにアクセスしたか」をログとして記録します。これにより、情報の取り扱い履歴を明確に残すことができ、監査対応やセキュリティ対策において大きなメリットがあります。

◆　情報漏洩の抑止と証跡の確保

アクセス履歴が残ることで、ユーザーの行動が可視化され、不正な操作や情報持ち出しの抑止力になります。万が一の漏洩時にも、原因追跡や影響範囲の特定が可能です。

◆　監査・コンプライアンス対応

企業や団体が求められる情報管理の透明性を確保し、監査時に必要な証跡として活用できます。特に医療・金融・公共機関など、法令遵守が求められる業種では不可欠な機能です。

ブログエディタは、Quill.js(BSDライセンス)という軽量で使いやすいエディタを採用しています。Quill.jsは、Webブラウザ上で動作する「リッチテキストエディタ」で、文章の装飾や画像の挿入など見た目そのままに直感的に編集できるのが特徴です。

Flowerのブログアプリは、書き途中の記事を下書き保存できるほか、新規の記事に限り自動バックアップ機能がついているので、うっかりブラウザを閉じてしまっても記事をリカバリすることができます。WordPressのような多機能なエディタではありませんが、記事作成に必要な機能は備わっています。

編集時の画面がそのまま反映されるため、公開後の画面を事前に確認しながら作成できます。

Flowerのトップ画面にブログの新着情報が表示されます。

OCRとは、「Optical Character Recognition/Reader（光学文字認識）」の略で、紙の名刺を画像として取り込み、そこから文字情報を自動で読み取る技術です。

Flowerの名刺管理アプリケーションは、OCRによる名刺情報の文字認識を行います。名刺情報の読み取りを行うことで、手入力による負荷を軽減します。

サンプルとして、ねこやま不動産の名刺画像を用意しました。

名刺画像ファイルを選択してアップロードをクリックします。

すると、画像から抽出したテキストが表示されます。抽出されたテキストは、空白で区切られた単語ごとに分割（トークン化）され、個別の情報として扱えるようになります。

抽出トークンはドラッグ＆ドロップで、各フィールドにコピーすることができます。

登録をクリックすることで、名刺情報がデータベースに保存され、すぐに検索・共有が可能になります。

OCRで利用した画像ファイルも一緒に登録されますが、画像ファイルがなくても会社名と氏名が入力されていれば登録できます。

登録した名刺情報は、会社名や氏名の一部を入力して検索することができます。

名前をクリックすると詳細が表示されます。

OCRで利用した名刺画像が自動でバインドされます。

名刺画像を表示をクリックすると、新しいタブに画像が開きます。

名刺の裏面など２枚目以降の登録もできます。名刺画像を情報にバインドしておくことで、紙の名刺フォルダーを探す手間がなくなり、必要な情報にすぐアクセスできます。

ファイルはシートという単位で管理します。シートはファイルを管理するためのフォルダー（またはディレクトリ）と同等の位置づけです。シートを用途ごとに複数作成することで、ファイルの整理がしやすくなります。

パンくずリスト（現在の階層を示すナビゲーション）より上位階層への移動ができるほか、下位階層があればサブシート欄より下位のシートへ移動できます。

シートの第１階層をトップシート、第２階層以降をサブシートといいます。シートは最大で第５階層まで作ることができます。

ファイルを１度にまとめてアップロードすることができます。これをバルクアップロードといいます。ファイルの送信は、Dropzone.js（MITライセンス）を採用しています。

Flower導入時に、既存のファイルをまとめて登録できるため、初期設定の手間を減らせます。

ファイルはドラッグ＆ドロップして 、ファイルアップロードをクリックするとアップロードを開始します。1度に20ファイルまで、1ファイル当たり最大で20Mbyteまでのファイルサイズに対応します。

Flowerのドキュメント管理は、ファイルの移動や削除、ファイルの置換や履歴管理に対応します。

ファイルの移動・削除

ファイルはまとめてシート間を移動することができます。

移動したいファイルのチェックボックスをチェックして、選択したアイテムを移動をクリックします。

移動先のシートを選択して、移動をクリックすると、ファイルが別のシートに移動します。

ファイルの削除についても同様に、削除したいファイルのチェックボックスをチェックして、まとめて削除をすることができます。

ファイルの置換と編集ロック

ファイルの編集が同時に行われることを防ぐために、編集ロックボタンがあります。編集ロックを行うと、自分以外に置換操作ができなくなります。

編集ロックボタンをクリックすることで、ロックがかかります。

ロックをかけると、置換ボタンが表示されます。編集ロックをかけた人のみ置換操作ができます。

編集ロックをかけると、他のユーザーには置換ボタンが表示されなくなり、誤操作を防げます。"ロック中"と書かれた場所にマウスポインタのフォーカスを当てると、ロックをかけた編集中のユーザー名が表示されます。

置換ボタンをクリックすると上図のように置換モーダルが表示されます。置換により新しいファイルに置き換えられます。

古いファイルはファイル履歴に移動します。

ファイルの履歴管理

ファイルの置換を行うと、古くなったファイルはファイル履歴に移動します。

ファイルリストの"6_リンクの複製.odt"は、履歴ボタンが表示されています。一度でも置換を行い、古いファイルが存在する場合に履歴ボタンが表示されます。履歴をクリックするとそのファイルのファイル履歴の画面に移動します。

こちらがファイル履歴の画面です。"6_リンクの複製.odt"の履歴ファイルとなります。ファイルを戻すをクリックすると、ファイルリスト側のファイルとスワップ（交換）します。過去のファイルに戻したいときに使用します。

コメントの追加

ファイルにコメントを追加することができます。

ファイルにコメントを追加することで、更新履歴や補足情報を残すことができ、後から見返す際にも役立ちます。

ファイル名をクリックすると、ファイルのダウンロードが始まります。ブラウザの設定によりますが、通常ではダウンロードフォルダにファイルが出力されます。

上図のように、インラインと表示している場合、インライン表示ができます。インライン表示とは、ブラウザの新しいタブにファイルの内容を表示する機能です。

上図は、テキストファイルをインライン表示した結果です。新しいタブにテキストファイルの内容が表示されています。

インライン表示のメリットは、ダウンロードやアプリの起動を省略し、ボタンひとつで内容をすぐに確認できる点です。ダウンロードすることなく表示するので、参照するだけならインライン表示のほうが便利です。

インライン表示ができるファイルの種類は次のとおりです。

• PDFファイル(*.pdf)
• テキストファイル(*.txt)
• 画像ファイル(*.jpg,*.png)

参照回数が多く見込まれるドキュメントファイルは、PDFファイルに変換してアップロードしておくと便利です。

ファイル名検索は、ファイル名の一部を入力すると、そのキーワードを含むファイル名を検索します。

一方、全文検索機能は、ファイル名ではなく、ファイルのコンテンツ（中身）を検索する機能です。探したいワードを含むファイルがどこにあるのかわからないときに便利な検索方法です。

ファイル名検索

トップシート画面より、ファイル名に任意のキーワードを入力すると、そのキーワードを含むファイル名を表示します。上図は、"テンプレート"で検索した結果となります。ファイル名検索はシートの階層に関係なく、そのアカウントが閲覧可能なファイルを列挙します。

全文検索

シート内のファイルリスト画面より、シート内全文検索を実行します。上図では"バックアップ"というキーワードを含むファイルを探します。

バックアップというキーワードを含むファイルが、その前後の見出しをつけて表示されます。ファイル名では検索できないキーワードを探したいときに便利です。

全文検索の対象となるファイルの種類は、次のとおりです。

• テキストファイル(.txt)
• PDFファイル(.pdf)
• Microsoft Word(.docx)
• Microsoft Excel(.xlsx)
• Microsoft Power Point(.pptx)
• LibreOffice Writer(.odt)

PostgreSQLデータベースの拡張機能であるPGroonga（PostgreSQLライセンス）を採用し、高速かつ柔軟にファイルの全文検索をサポートします。

全文検索（下位シート検索）

カレントの階層より１階層下の下位シートを全文検索の対象に含めることができます。

"サブシートを検索対象に含める"をチェックすると、サブシートにチェックボックスが表示されます。ここでは、"あんちょこ"という名前のサブシートを全文検索の対象に含めています。

マイグレーションというキーワードを含む文書の検索結果です。"あんちょこ"内の文書がヒットしていることが確認できます。

文書ファイルを年度別/月別などにシート単位で分けて管理を行いつつ、全文検索で横断的に検索を行うことができます。

チャットリスト画面では、チャットルームの作成と削除、ルームメンバーの編集、メッセージ（会話）の削除が行えます。

チャットリスト画面では、チャットルームへの入室のほか、新規のチャットルーム作成やチャットルームの削除、メッセージの削除ができます。

チャットルームの編集や削除、メッセージの削除は、チャットルームを作成した本人（オーナー）のみ行うことができます。またチャットリストは自身が入室可能なチャットルームのみ表示されます。

チャットルームは誰でも作成することができます。

任意のメンバーをチャットルームに追加できます。メンバーが多い場合は、名前の一部を入力して絞り込むことができます。

チャットルームを削除すると、チャットメンバーやメッセージを完全に削除します。

チャットのメッセージのみを削除します。メッセージ削除ボタンをクリックすると、モーダルが表示されます。古い順に100件削除するか、すべてのメッセージを削除するかを選択できます。

ダッシュボードでは、チャットルームのメッセージ未読があれば、未読情報を表示します。

左手側にチャットメンバーの会話、右手側に自身の発言が表示されます。

通信にはWebSocketを採用しており、双方向（送信・受信）でのリアルタイムコミュニケーションを行います。サーバーからの応答反応が速く負荷が少ないのが特徴です。